之所以出现这样的情况，首先是谭明杰自身小心谨慎。谭明杰每个月都用虚假的银行存款对账单给会计做账，银行存款对账单每次也都是由他去银行拿的，拿回后，他将自己套取的金额删除，重新打印一张银行存款对账单，将余额做平，这样在单位的账本上，以及他制作的虚假银行存款对账单上都没有显示取现套钱的记录。到了2010年4月，谭明杰甚至已经把单位基建账、代扣水电账、工会账和法官(法警)服装款账填平了。为了制作假的对账单，他还找人私刻了7个假公章。
另一方面的原因是财务杨某等人的失职。杨某自己也称，按照规定，他应该核对银行账户存款余额，应该是会计定期去银行核对存款余额的情况。“但是我工作一直很忙，都没有去银行核对过，只是核对出纳交给我的对账单，都是因为我太相信我们的出纳了。”一个“忙”字，竟然就四年多没去银行核对过账目，放任谭明杰一次又一次地贪污韶关中院的巨款。
